Durante o planejamento orçamentário para o ano fiscal é obrigatório o cálculo do montante de capital de giro exigido para financiar a operação.  Vale ressaltar que empresas morrem por vários motivos e, principalmente por negligência, essa etapa que corresponde a: 

1. Dimensionar o capital de giro para financiar a operação. Especificamente para pagar custos e despesas entre a aquisição do insumo, pagamento do fornecedor até o recebimento das vendas que muitas vezes é financiada para o cliente final. Não importa o segmento indústria, distribuição, varejo, recommence, serviços… o cálculo da exigência de capital de giro é obrigatória e de exclusiva responsabilidade do gestor financeiro que na grande maioria das vezes negligência essa etapa. 
2. Buscar fontes de financiamento. Não basta calcular o capital de giro, o gestor financeiro também tem a responsabilidade de captar fontes de financiamento conforme o montante exigido. Seja através dos sócios ou terceiros, o fato é que as linhas devem estar disponíveis no inicio do exercício do ano fiscal. 

Uma gestão financeira prudente feita por um gestor  financeiro sênior e responsável, a empresa não deverá se preocupar com o “grau de endividamento”. O fato é que na maioria das vezes, o dono é o gestor financeiro e, por falta de habilidade e tecnicidade acaba transformando essas linhas de crédito que seriam exclusivas para capital de giro, em dívida.

Deverão ser provisionados e alocados por centro de custos conforme o plano de contas da empresa. Os recursos destinados ao pagamento de custos e despesas mensais relativos à operação pertencem a uma categoria denominada OPEX, que é exclusiva para capital de giro. 

Outras despesas relacionadas à investimentos em ativos, por exemplo, pertencem a outra categoria denominada CAPEX, que deverá utilizar uma fonte de financiamento exclusiva, apesar de contabilmente ser considerada uma despesa, nunca deverá comprometer o montante que foi alocado especificamente para capital de giro. 

Para efeito de calculo de ebitda, essas despesas também deverão ser excluídas uma vez que não necessariamente tem impacto direto na margem ebitda. 

 Ambos, OPEX e CAPEX são, na prática, despesas. No entanto, o capital destinado para pagamento deverá ser proveniente de fontes distintas. Para Opex, o capital de giro poderá ser do próprio sócio que deseja financiar a operação cobrando seu juros, ou de terceiros como linhas de créditos oferecidas por bancos que assim como sócios, também cobram seus juros. 

Para investimentos do tipo CAPEX, o recurso poderá ser proveniente de parte dos dividendos que deveriam ser distribuídos para os sócios que concordam em reinvestir em novos projetos ou aquisição de bens que aumentam o resultado futuro da empresa. Esse é um sinal claro de boa gestão, empreendedora que fará a diferença quando aparecer uma oportunidade de venda da empresa. 

Potenciais compradores não gostam de sócios que apenas sangram. O CAPEX também poderá vir de empréstimos de longo prazo. 

O cálculo do ciclo operacional e financeiro

Se suas vendas são financiadas, oferecendo prazos de pagamento elásticos é obrigatório calcular com o precisão cirúrgica o montante necessário para capital de giro que garantirá o pagamento de suas obrigações antes de receber total, ou parcialmente, o dinheiro proveniente das vendas.

Nunca, em hipótese alguma, deixe sua capacidade de financiamento ultrapassar o capital de giro que foi dimensionado. A gestão de fluxo de caixa diária é uma atribuição obrigatória do gestor financeiro assim como projeções para 30 / 60 / 90 dias tendo como base para receitas o que foi determinado pelo orçamento anual. 

Os eventos que deverão ser considerados para o cálculo são, por exemplo: 

1. Prazo de pagamento oferecido pelo fornecedor
2. Prazo de entrega ( que pode ser importado ) 
3. Prazo de fabricação
4. Prazo de estoque 
5. Prazo de recebimento das vendas 

No cenário ideal. O ciclo deverá ser positivo, ou seja, a empresa se auto financia através de clientes, parceiros e fornecedores. 

Por receber o dinheiro das vendas antes de pagar suas obrigações, não existe déficit no número de dias entre pagamento do fornecedor e o recebimento das vendas.  

Quando o ciclo é negativo, que é o mais comum, o número de dias entre o pagamento das obrigações e o recebimento das vendas deverão ser calculados.

O ciclo operacional de uma indústria por exemplo, se inicia: 

1. Na contratação de insumos dos fornecedores, que podem ser importados. Podem inclusive ser importados da China, que levaria 45 dias para chegar sem contar os dias de desembaraço na alfândega.
2. Os insumos entram no processo produtivo de transformação até que o produto final chegue no estoque.
3. A partir daí, começa a contar o prazo médio que o produto ficará em estoque antes de ser vendido.
4. Finalmente, entra na fórmula a política comercial que poderá ser desde vendas à vista ou parceladas em 30/60/90 dias.         

Para uma empresa comercial, indústria ou de prestação de serviços que aloca mão de obra, o conceito para cálculo do ciclo operacional é exatamente o mesmo considerando suas respectivas características.  

Outros eventos que impactam ainda mais o cálculo do ciclo operacional e portanto além da exigência de capital de giro exigem também contingências:

1. Prazo de importação em casos mais extremos quando a empresa importa insumos ou produtos da China, além do pagamento antecipado, antes da fabricação, podem ainda demorar até 60 dias para chegar no Brasil. É muito difícil conseguir prazos de pagamento elásticos por fornecedores estrangeiros e o frete aéreo é na maioria das vezes proibitivo para composição do preço de venda.
2. Estabilidade da qualidade do produto importado. É natural, mesmo que inaceitável, as variações nos insumos ou produtos. Se você não contratou um auditor para verificar o produto antes do embarque, certamente terá surpresas ao abrir o container. Além do dinheiro jogado no lixo, seu cliente ficará sem o produto que nessa fase, já foi contratado e muitas vezes até pago.
3. Flutuação do dólar. É um jogo perigoso apoiar o sucesso da empresa em importações. Qualquer evento nacional ou internacional pode arruinar sua margem durante o período de trânsito do produto. Se o evento for de longo prazo, pode simplesmente inviabilizar a empresa. 
4. Giro do estoque. cada produto tem seu ciclo específico de vendas. O histórico das vendas é essencial para composição do nível de estoque adequado. Não adianta girar o estoque mais rápido ou mais lento sem planejar a produção ( ou importação ). Se girar mais rápido sem planejamento, haverá ruptura de estoque com falta de produtos que afeta a satisfação do cliente. Se girar mais lento, o capital de giro que deveria financiar a empresa ficará parado no armazém na forma de estoque. 
5. Prazo de recebimento. O financiamento das vendas é tema obrigatório na fase de planejamento financeiro. Seu cliente exigirá no mínimo 30 dias para pagar. 
6. Inadimplência. É necessário uma boa área de crédito para que a inadimplência não consuma parte da sua margem de contribuição. Uma boa prática é contratar uma seguradora de crédito.  
7. Corrupção na alfândega.  Pode lhe custar um dinheiro que não foi previsto na precificação do produto, caso sua empresa deseja contribuir para essa prática. Infelizmente, em alguns casos, a empresa não tem opção. 

Ciclo de caixa = prazo de pagamento do fornecedor – (prazo de fabricação ou importação + prazo de estoque + prazo de recebimento das vendas)